E-posta, telefonun icadından bu yana en büyük ofis üretkenliği artırıcısıdır. E-posta, kahve makinesinin icadından bu yana en büyük zaman kaybı.

Son zamanlarda, ikinci önermeye doğru eğildim. Gmail’in spam filtresinden gelen kutuma girmesini sağlayan iletilerden yalnızca bir tanesinin onları açıp okumak için harcadığı zamana değdiğini hesaplıyorum.

İlgili Öyküler

• Gmail ve iPhone kişilerinizi birleştirin
• Outlook, Gmail ve iPhone arasında kişileri ve takvimleri senkronize etme
• Outlook ve Gmail kişilerinizi birleştirme
• Outlook e-postalarını sabit diskinize kaydedin
• Outlook e-postanızdaki ekleri kaldırın.

Bu, Spam’ı içermez. Gmail, Symantec’e göre, son yıllarda gönderilen tüm iletilerin yüzde 90’ından yalnızca yüzde 70’e

Bu hala Net-o-küreyi tıkayan ve iş günlerimizi gereksiz yere uzatan çok fazla önemsiz. İşte e-posta hesabınızla iletişim kurmak için daha fazla zaman harcamak ve daha az zaman harcamak.

Google Voice üzerinden kolayca sesli e-postaya yapılan transkripsiyonlar

E-postanın en belirgin iki alternatifi eski, güvenilir telefon ve eskisi kadar eski olmayan güvenilir mesajdır. Telefon görüşmeleri ve anlık mesajlaşma programları, e-posta konularının sunduğu yarı kalıcı kaydı sunmamakla birlikte, çoğu önde gelen sohbet hizmetleri ve ücretsiz, açık kaynaklı Adium sohbet istemcisi gibi IM toplayıcıları sohbetlerinizin kaydını tutmanıza izin verir.

Facebook Mesajları ve Google Sohbet, mesaj geçmişinizi görüntülemenizi (ve silmenizi) sağlar. Twitter Doğrudan İleti, şu anda Twitter Yardım Merkezine göre, bu servis aracılığıyla gönderilen ve alınan son 100 mesajınızı kaydeder.

Nuance'ın iPhone, iPad ve iPod Touch için olan Dragon Dictation uygulaması sesli bir mesaj kaydetmenizi ve e-postayla gönderebileceğiniz metne dönüştürmenizi sağlar. (Android ve BlackBerry telefonlar için benzer ürünler şirketten temin edilebilir.)

Google Voice numaranızı arayarak herhangi bir telefondan aynı e-posta e-posta dönüşümü yapabilirsiniz. Servis, sesli mesajınızı otomatik olarak yazar ve sonra da yazılı metni e-posta ile göndermenizi sağlar. Mesajı kendinize bıraktıktan sonra, Google Voice hesabınızı açın, mesajın altındaki Daha Fazla'yı tıklayın ve E-posta'yı seçin.

Varsayılan olarak, e-posta ile gönderilen transkripsiyon, kayıt ve transkript ile ilgili konserve bir mesajın yanı sıra, orijinal ses kaydına bir bağlantı içerecektir. Sadece transkripsiyonu göndermek için, alıcının e-posta adresini girin, gönder penceresinin altındaki bir link ekle seçeneğinin işaretini kaldırın ve hazır mesajı seçin ve silin.

Google Voice’un transkripsiyon motorunun kalitesi çarptı ve kaçırdı, ancak çoğu en azından anlaşılır (bazen komikse). Potansiyel bir müşteriye veya işverene böyle bir transkripsiyon göndermek istemeseniz de, metinden sese dönüşümü çoğu günlük iletişim için uygundur.

Kısa mesaj servisleri çabaya değmez

E-posta mesajı ne kadar uzun olursa, alıcının mesajı o kadar az okuması ihtimali de o kadar düşük olur. Shortmail hizmeti mesajları 500 karakterle sınırlandırıyor; bu, Twitter'ın uzunluk sınırının üç katından fazla, ancak özellikle sizin gibi ayrıntılı e-posta gönderenler için oldukça yetersiz.

Hizmete verdiğim sığır eti, mesaj uzunluğu sınırı değil, başka bir e-posta adresi kullanmanız, "shortmail.com" URL'sine sahip olmanız. Twitter kullanıcı adınızı kullanabilir ve Twitter kişilerinizi otomatik olarak içe aktaran Twitter kimlik bilgilerinizle servise giriş yapabilirsiniz. Ayrıca kişileri diğer Web servislerinden alabilirsiniz.

Two.sentenc.es, three.sentenc.es, four.sentenc.es ve five.sentenc.es adında bir servis paketi, e-posta kırılganlığını teşvik etmek için ince bir yaklaşım izlemektedir. Siteler, mesajlarınızı gönüllü olarak bu cümle sayısıyla sınırlandırmanızı ve cümle sınırını açıklamak ve alıcılarınızın uzunluk sınırını kabul etmelerini istemek için sitelere bir bağlantı yapıştırmanızı ister.

E-posta yazarlarının, yararlı veya ilginç buldukça mesajlarını okuduğumu ve geri kalanını atladığımı bilmek istedikleri sürece devam etmelerine meyilliyim. Aynı şekilde, e-posta gönderdiğim kişiler, mesajımın bir kısmını veya tamamını görmezden gelmekte özgürler. Bu kelimeyle suçlanıyoruz (en azından henüz değil).

Kuruluşunuzun dahili mesajlarını izole edin

Yukarıda belirttiğim gibi, Facebook, Twitter ve diğer popüler sosyal ağlar, bireysel arkadaşlara ve takipçilerine mesaj göndermene izin veriyor. Sosyal ağ mesajlaşmanın birincil avantajı, başka bir servise giriş yapmadan veya daha önce oturum açtıysanız tarayıcı pencereleri arasında geçiş yapmak zorunda kalmadan biriyle iletişim kurmanın rahatlığıdır. Birincil dezavantaj, mesajlarınızın birkaç farklı yerde saklanmasıdır.

Ancak bu, bir organizasyon içindeki insanlar için büyük bir sorun değil. Popüler bir Web restaurant-rezervasyon hizmeti için çalışan bir arkadaş kısa bir süre önce, şirketin e-posta hesabının gelen kutusunun neredeyse boş olduğunu söyledi. Bunun nedeni, hizmetin son zamanlarda tüm iç iletişim için bir "kurumsal sosyal ağ" a geçtiği.

Bu tür en popüler servislerden ikisi Yammer ve Salesforce.com'un Sohbetçisi. Her iki hizmet de kuruluşun kendi URL'sini kullanır ve ücretsiz ve ücrete dayalı sürümlerde gelir. Her ikisi de, şirketinizin ortak beyin gücünü kullanabilmenizi kolaylaştırmak için basit mesajlaşmaların ötesine geçme sözü veriyor.

Grubunuzun verimliliğini artırmayı vaat eden her yeni hizmette olduğu gibi, anahtar insanların kullanmasını sağlamaktır. Birçok işçi için, gelen kutusundaki tozları temizleyerek harcadıkları zamanı azaltacak her şey denemeye değer.

Görünüşe göre bir gün, insanlara (tek tek veya grup halinde) ulaşmanın yanı sıra dosyaları paylaşmanın, projeleri koordine etmenin ve bloglara göndermenin yeni etkinliklerinin bir yolu olmadan diğer etkinliklerin yanı sıra geçmiyor. Hiçbir şey henüz gelmedi, bu e-postanın yaptığı gibi. Bir gün e-posta, tüy kaleminin yoluna gidecek, ancak henüz değil. O zamana kadar teknolojinin bize karşı değil, bizim için çalışmasını sağlamak için yollar aramaya devam edeceğiz.