Bu, CNET'in şimdi nasıl büyüdüğünüzü, nasıl yaşayacağınızı, çalışacağınızı ve oynayacağınızı çözmenize yardımcı olacak sıradışı öyküler serisinin bir parçasıdır.

Eğer bir işiniz varsa - ya da okula giderseniz ya da sadece nefes alırsanız - 2017'de, işleri halletmek için muhtemelen e-postaya güveniyorsunuz. Muhtemelen hayatınızın iyi bir kısmı için e-posta gönderirken, iş arkadaşlarına ve patronlara e-posta göndermek, annenizi veya en iyi arkadaşınızı mesajlaşmaktan farklıdır.

Müşterilerime yaklaşık 10 yıldır profesyonel olarak e-posta yazıyorum. İşte her zaman e-postalarınızı açmak, okumak ve cevap vermek için elimden gelen en iyi ipuçları.

1. Konu satırını boşa harcamayın

Konu satırı, birisinin e-postanızı açması için ilk (ve bazen son) şansınızdır. Sadece "Merhaba!" Diyen bir konu satırına dokunmayın. Bu okuyucuya hiçbir şey söylemez. Sizi kişisel olarak tanımıyorlarsa, e-postanızın spam olduğunu varsayar ve siler.

En iyi konu satırı, e-postanızın ne hakkında olduğunu özetler. İşte bazı güzel örnekler:

• Salı toplantısı hakkında soru

• Yeni yazılım için yardıma ihtiyacınız var

• Jim Smith'i tanıyor musun?

• New York konferansı hakkında faydalı geri bildirimler

Konu satırlarının, özellikle mobil cihazlarda kesildiğini unutmayın. Öyleyse kısa, ilginç ve konuya dikkat edin.

2. Bir aciliyet duygusu ekleyin (... eğer acilse)

Açılmak için başka bir ipucu, eğer konuya acil bir durum ekliyorsa - eğer acilse ( eğer acilse). Büyük harf kilidini kullanmak bunun için harikadır, fakat az miktarda kullanın. İşte bazı örnekler:

• En kısa zamanda e-tablonuza ihtiyacım var

• ACİL: Henüz oy verdiniz mi?

• ATTN: Toplantı odasında yardıma ihtiyacınız var

• RSVP: Cevabınıza EOD ile ihtiyacınız var

• TIMELY: Bugün akşam saat 6'ya kadar kayıt olun

Yukarıdakiler, yalnızca e-postayla acilen okunup yanıtlanması gerektiğinde kullanışlıdır. Aşırı kullanıldığında, bu preparatlar hızla çekimlerini kaybeder.

3. rahat ve isimleri kullanın

Sizi tanımayan birisine e-posta gönderiyorsanız, her zaman kişinin ismiyle açtığınızdan emin olun. Bu, bir e-postayı daha az spam ve daha kişisel hissettirir. Sıradan bir e-posta başlatabilir, "Merhaba Anna!" E-posta daha resmi ise, "Merhaba Anna Jones" veya "Sevgili Bayan Jones" gibi bir şeye gidin.

Bir e-posta normal olarak resmi olsa bile, beklenmedik bir şekilde geçici bir taktikle giderken daha iyi şanslar elde edebilirsiniz. Bu tür bir e-posta kişisel ve geçici hissediyor, ancak istilacı değil. Merhaba demek, ilk adlarını kullanmak ve alıcıya özel ve kişisel bir şeyden bahsetmek e-postayı fazladan atmadan o geçici yere götürebilir. Söyleyebileceğiniz bazı şeyler:

• Geçen hafta seninle tanışmak harikaydı.
• Tweet'inizi / Facebook gönderinizi / vb. Ekledi. hakkında [boşluğu buraya doldurun]
• [Boşluk doldurun] konferansındaki konuşmanız özellikle benim için yararlı oldu çünkü [boş doldurun]

Bu geçici yaklaşım, alıcının rahat hissetmesini ve daha alıcı olmasını sağlayabilir. Nedensel yaklaşımı zamanın yüzde 90'ını kullanıyorum ve işe yarıyor. Devlet memurlarının ve büyük şirketlerin CEO'larının beğenileri için resmi tasarruf sağladım.

Daha resmi e-postalarda bile, iltifat veya olumlu bir kişisel deneyim ile başlamak, okuyucuyu derhal e-postanıza yatırmaya ve daha fazla cevap vermeye istekli hale getirebilir. Sadece kısa tut.

4. Konuya gelin

Gelen kutunuzu nasıl kontrol edip önceliklendirdiğinizi düşünün. Muhtemelen, neyin acil bir yanıt alması gerektiğini ve neyin gecikebileceğini belirlemek için birçok e-postaya göz atarsınız. Yani, vaazlarla zaman kaybetmeyin. Hemen konuya gelin, daha sonra herhangi bir açıklayıcı veya yan bilgiyi ekleyin. Kimse ne istediğini bulmak için bir e-posta yoluyla beklemek için zamana sahip değil.

Uygun olduğunda, madde imli bir liste okuyucunun neye ihtiyacınız olduğunu hızlı bir şekilde anlamasına yardımcı olabilir.

5. Kısa tutun

Hemen konuya gelsen bile, sonradan uğraşma. Yalnızca en önemli bilgileri ekleyin, ardından yazmayı bırakın. Ciddi anlamda. Uzun bir metin bloğu yalnızca alıcılarınızın iç çekmesini ve daha sonra daha fazla zamanları geldiğinde geri gelip e-postanızı okumaya karar vermelerini sağlar. Bil bakalım ne oldu? E-postalarınız çabucak unutulur ve asla size geri dönemezler.

6. Bir harekete geçirme ifadesi ekleyin

Bir alıcının harekete geçmesini istiyorsanız, söyleyin. Onlara tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu, belirli bir zamana ve tarihe göre bir cevap gibi yönlendirin. Bu profesyonel e-posta yazma işinde harekete geçirme ifadesi (CTA) olarak adlandırılır.

7. Kolaylaştırın

Alıcınızın istediğinizi yapmasının mümkün olduğunca kolay olduğundan emin olun. E-postayla gönderilen bir cevaptan daha fazlasına ihtiyacınız varsa tıklamak için bir bağlantı, aranacak bir telefon numarası veya okunacak bir belge ekleyin.

8. Bir son tarih ekleyin

Alıcıya eylemleri için son tarih vererek, bir aciliyet duygusu eklemeyi unutmayın. Ayrıca, davranış tarzını zorlu hissetmenizi önlemek için görgü kuralları da şarttır. Lütfen söyle ve isteğini yumuşatdığın için teşekkür ederim.

İşte bazı örnekler:

• Bana EOD tarafından cevap gönderebilir misiniz? Teşekkürler!

• Lütfen bu bağlantıyı öğlen kullanarak RSVP'ye gönderir misiniz?

• Lütfen beni 9'da arayın. Cep numaram 000-0000.

• Lütfen Slack grubumuza ekibin geri kalanına katılın: abc123.slack Şifre: 1234

İsteğinizin aciliyetine bağlı olarak, son başvuru tarihi olmasa bile, alıcıdan yanıt vermesini istemek de yardımcı olabilir. Bu sayede, düşmeyi önlemeye yardımcı olan bir diyalog taşıyabilirsiniz.

9. ismini unutma

E-postayı bir teşekkür ve adınızla bitirin. Sadece e-postanın kim olduğunu bildiklerini sanmayın. Aslında, e-posta hesabınızın otomatik imzasını tam adınızla, mesleğinizle veya konumunuzla ve iletişim bilgilerinizle, her e-postada otomatik olarak doldurulacak şekilde düzenlediğinizden emin olun.

10. Takip

Son teslim tarihiniz geçtikten sonra, yanıtlarını kontrol etmek için alıcıya e-posta göndermekten korkmayın. Bazen insanlar size cevap vermeye niyetli, ancak unutuyorlar.

İşte çalabileceğiniz birkaç takip satırı:

• Merhaba (isim), bana geri dönmediğini fark ettim (konu). Bana (zamanla) geri dönebilir misin? Teşekkürler!

• Merhaba (isim), (konu) hakkındaki e-postamı gördün mü? (Zaman) ile bir cevap alabilirsem bu harika olurdu. Teşekkürler!

Etkili bir e-posta sanatını bilmek sizi fark ettirebilir. Bu unsurları kullanın, sonuç alın. Kim bilir? Bilinçli e-posta gönderme becerileriniz sizi işteki merdivenden yukarıya taşıyabilir.

Google Gelen Kutusu 7’ye geçmek için 7 neden