En önemli kayıtlarınızın, belgelerinizin, fotoğraflarınızın, videolarınızın ve diğer kişisel verilerinizin kopyalarının, dosyaları oluşturmak için kullanılan donanım ve yazılımın tozu ısırmasından kısa bir süre sonra okunabilir / görüntülenebilir / oynatılabilir olmasını sağlamak hiç olmadığı kadar kolay.

Güvenli veri arşivlemenin dört anahtarı, eskimeyen dosya biçimlerini seçmek, bozulmayan veya erişilemeyen depolama ortamlarını kullanmak, birden fazla kopyayı ayrı saklamak ve hala okunabilir olduğundan emin olmak için arşivlenmiş verilerinizi düzenli olarak kontrol etmektir.

Eski veri formatlarına takılmayın

Arşivlemek istediğiniz dosyaların çoğu, sırasıyla Microsoft Office'in .doc, .xls ve .ppt gibi Word, Excel ve PowerPoint için özel biçimlerde olabilir. Office dosyalarını onları oluştururken kullanılan Office dosyaları olmadan okumanıza ve düzenlemenize olanak tanıyan yazılım ve hizmetlerin yaygın olmasına rağmen, bu biçimler bir gün kullanılmayacak - belki de düşündüğünüzden daha erken.

Dosyaları orijinal özel biçimlerinde arşivleseniz bile, açık standart biçime dönüştürülen dosyaların başka bir sürümünü kaydetmek iyi bir fikirdir. Orijinal dosya biçimini koruyan, aynı zamanda dosyaları uygun "koruma" ve "erişim" biçimlerine dönüştüren açık kaynaklı Archivematica veri arşivleme hizmeti tarafından uygulanan yaklaşım budur.

Örneğin, Archivematica'nın medya tipi koruma planları .doc, .rtf ve .wpd kelime işlem dosyalarını koruma için XML Tabanlı Açık Belge Formatına (ODF) ve görüntüleme için Adobe PDF'sine dönüştürür. Aynı şekilde, sistem .bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .psd, .tga ve .tiff raster görüntü dosyalarını koruma için sıkıştırılmamış TIFF'ler ve görüntüleme için JPEG olarak kaydeder.

Archivematica sistemi hala geliştirilme aşamasındadır, ancak ücretsiz arşivleme yazılımının alfa sürümünü sanal bir cihazda, Live USB anahtarında veya Live DVD'de kullanmak için indirebilirsiniz.

Özetlemek için, arşivlenen dosyalarınızın orijinal biçimlendirmelerini ve diğer özelliklerini korurken okunabilir olmasını sağlamanın en iyi yolu, onları kendi yerel biçimlerinde ve en az bir diğer genel açık biçiminde kaydetmektir. Bu, eğer mevcutsa bunları oluşturmak için kullanılan programdaki dosyaları açmanıza, görüntülemenize ve düzenlemenize ve tescilli yazılımı mevcut değilse verilere daha basit bir formda erişmenize olanak sağlar.

Ayaklı bir depolama ortamı bulun

CD ve DVD'lerinizdeki verilerin ne kadar süreceğini merak ediyorsanız, yalnız değilsiniz. Uzmanlar bile, optik medyanın beklenen uzunluğunu kabul edemezler - aynısı manyetik bantlar ve diskler için de geçerlidir. (X Lab, optik ortamın test edilmesine dair ISO standartlarının kısa bir açıklamasını içeren, optik ortamın uzun ömürlülüğü hakkında ayrıntılı bir tartışma sunar.)

Genel görüş birliği, CD-R'lerin 30 ila 50 yıl, DVD-R'lerden daha az dayanması ve CD-RW'lerin ve DVD-RW'lerin daha az olması gerektiğidir. Benzer şekilde, bantlar ve sabit disklerin 10 ila 30 yıl boyunca okunabilir olması beklenirken, taşınabilir diskler, USB flaş sürücüler ve diğer katı hal depolama aygıtları bu süre boyunca hayatta kalabilir.

Ama bunlar sadece rakamlar. Kim önemli verilere olasılıklara güvenmek ister? Gerçekler, herhangi bir depolama ortamının herhangi bir zamanda başarısız olabileceğidir. Bu yüzden birden fazla medyada veri arşivlemeli ve arşivlerinizi düzenli olarak hatalara karşı kontrol etmelisiniz (aşağıdaki bu noktalardan daha fazlası).

En sevdiğim arşiv depolama seçeneklerinden ikisi, en eski ve en yenisi: sırasıyla kağıt ve çevrimiçi. Arşivlerinizi yazdırmak çevre dostu olmasa da, düzgün saklanmış kağıt kayıtların beklenen ömrünü geçmek zor. Elbette, bir kağıt arşivinde belirli dosyaları bulmak zor olabilir ve kağıt kayıtlarının dönüştürülmesi kolay değildir.

Aranabilirlik ve kolay erişilebilirlik önemliyse, çevrimiçi veri arşivleri iyi bir seçimdir. SpiderOak ve Microsoft'un SkyDrive'ı gibi hizmetler, önemli dosyalarınızın kopyalarını herhangi bir tarayıcıdan alınabilecekleri bulutta saklamayı kolaylaştırır. (SpiderOak ve diğer iki ücretsiz şifreli çevrimiçi depolama hizmetini Haziran 2009'daki bir yayında açıkladım.)

Birden fazla arşiv, birden fazla yer

Veri arşivinizi çevrimiçi ortamda saklamak iki güvenli saklama kuralını ihlal eder: dosyaların depolandığı donanıma fiziksel erişiminiz yoktur ve kullandığınız hizmetin maddi sağlığına duyarlısınız. Hizmet devam ederse, verilerinizi alabileceğinizin bir garantisi yoktur ve hizmetin depolama sunucularını koruma ve yedekleme özelliğine güvenmeniz gerekir.

Anahtar, tüm arşiv yumurtalarınızı bir sepete koymaktan kaçınmaktır. Bilginin geleceğe ulaşma şansını artırmak için önemli verileri arşivlerken medya ve dosya türlerinin bir birleşimini kullanın. Ve yeni arşiv medyası geliştirilip pratik olduğu kanıtlandığında, arşivinizi bu formlardan birine dönüştürün.

Çok önemli bir arşiv saklama kuralı: daima arşivlenmiş verilerinizin en az bir kopyasını evinizden veya ofisinizden başka bir yerde saklayın. Bu, çevrimiçi depolamanın kullanışlı olduğu bir alandır.

Düzenli arşiv muayeneleri planlayın

Son birkaç yıldır, birkaç yüz şarkı kasetindeki birkaç şarkıyı MP3'lere dönüştürmek için ücretsiz Audacity ses yazılımını kullanarak boş zamanımın büyük bir bölümünü harcıyorum. Kasetlerin bazıları, 1970'lerin ortalarına kadar yapıldı, ancak çoğu 1980'lerden ve 1990'ların başlarından kalma.

Koleksiyonumdaki mağazadan satın alınan kasetlerin çoğu artık oynanamaz durumda ancak ev yapımı kayıtlarda çok daha fazla şansım oldu. Aslında, 1976'da yaptığım bir kaset, eski VW hatamda depolanan erken ömrünün büyük bir kısmını, donma sıcaklıkları ve kabarma ısısı aracılığıyla geçirdi - ama şarkılarını dijitale dönüştürdüğümde yepyeni geliyordu (teşekkür ederim, TDK) !)

Önemli dijital dosyalarınıza gelince, şansa güvenemezsiniz. Düzenli olarak çeşitli arşivlerinizdeki bir avuç dosyayı açma alışkanlığını edinin. Erişilemezlerse, diğer yedeklemelerinizden birini çıkarın ve dosyaların iyi bilinen sürümlerini kullanarak başka bir arşiv kopyası oluşturun. Sonuçta, kurtarılmaya değer her şey, tasarruf etmeye değerdir.