Teknolojinin işin tüm yönleriyle gittikçe artan bir şekilde iç içe geçmesiyle CNET @ Work size - beş çalışandan daha az çalışanı olan küçük işletmelere gidenler - başlamanıza yardımcı olabilir.

Her küçük işletme farklı olsa da, neredeyse her küçük işletmenin ihtiyaç duyduğu belirli bir dizi uygulama vardır.

Bu uygulamalar genellikle ofis "paketlerinde" bir araya getirilir ve e-posta, takvim, kelime işlem ve elektronik tablodan oluşur. Bazen sunum yöneticisi, veritabanı veya form yöneticisi gibi diğer araçlarla birlikte gelirler. Bu tür bir ofis paketi, şimdi öncelikle Office 365 olarak satılan Microsoft Office'tir. Başka bir Google'ın G Suite'ıdır.

• Office 365'e taşırken göz önünde bulundurulması gereken beş faktör | Microsoft Office 2016: abone ol ve abone ol

Yıllar boyunca, ofis paketi pazarında Microsoft Office ürünleri paketi biçiminde Microsoft hakim oldu. Mobil ve web merkezli bir dünya haline gelmeden önce millet, uygulamaları kendi bilgisayarlarına ya da bir CD-ROM (gün içinde geri), bir DVD (gün içinde) yükleyerek ya da bir yükleyiciyi başlatmak.

Microsoft'un Office masaüstü uygulamalarının güçlü ve yetenekli olduğuna dair hiçbir şüphe yoktu, ancak birçok kullanıcı için göz korkutucu derecede karmaşık ve sürekli bir bakım ve lisans yönetimi zorluğu vardı.

Microsoft Office hala buralarda. Aslında, tarihin en başarılı ürünlerinden biri. 1990 yılında bir paket olarak piyasaya sürüldü, ancak Word ve Excel gibi temel uygulamaları, 1983'te 35 yıl önce piyasaya sürüldü.

Bu bir Google Apps makalesiyken neden Office hakkında konuşuyorum? Ofis bu alanda 800 kiloluk gorildir. Google Apps’ın işinize nasıl uygun olabileceğini anlamak için, Office’le ilgili bazı perspektiflere sahip olmanız yararlı olacaktır.

Küçük işletmelerin çoğu genellikle Office 365 veya G Suite'ı seçer. İkisini de kullanıyorum çünkü ikisi de küçük işletme oranlarında yeterince ucuz. Farklı araçlara ihtiyaç duyan farklı müşteri projelerim var ve her iki üründen de kullandığım en sevdiğim özelliklere sahibim.

Genellikle 60-70 ya da daha fazla slaytla düzenli olarak büyük sunumlar yapıyorum ve bunları PowerPoint'in masaüstü versiyonunda yapıyorum. Kullandığımız web yayını yazılımı yalnızca PowerPoint slaytlarını yutuyor ve bunları yaparken 20 yıllık kas belleği var.

Ama ben de G Suite kullanıyorum.

ZDNet: İşletmeniz için kesinlikle denemek istediğiniz 24 bulut hizmeti bulduk

G Suite standart ofis uygulamalarına sahiptir

Gmail’i birincil iletişim aracım olarak kullanıyorum ve sürekli olarak yaşıyorum. 2014 yılında masaüstü Outlook’tan Gmail’e geçtim ve bu hareketin bir anlığına pişman olmadım.

Benim için, G Suite’in çekirdeği Gmail’dir. En büyük üç avantaj, her yerde kullanılabilir olması, posta dosyamın nerede olduğu konusunda endişelenmeme gerek yok (ki bu, Outlook'un günlerinde bir sorun oldu) ve aranabilirlik mükemmel.

1997’ye geri dönen 18 GB’lık bir e-postam var. Gmail’e taşındığımda, tüm Outlook iletilerimi Gmail posta mağazama taşıdım. Bu nedenle, yalnızca 2014'ten beri Gmail’de olsam da, posta geçmişimin tamamını arayarak, yaklaşık 21 yıl içinde bir saniyede arayabilirim.

Bazılarınızın soracağını bildiğim için, YippieMove adında bir servis kullandım (cidden, bu onların adı). Bir hafta kadar sürdü, ancak tüm iletilerim Office 365 hesabımdan Gmail’e kusursuz bir şekilde aktarıldı.

Gmail’in ötesinde, bunlar G Suite ile birlikte gelen standart uygulamalardır:

• Takvim: Takvim, çok sayıda takvimi çok iyi yönettiğinden, projeler için zamanın engellenmesi için benim gitme aracım

• Dokümanlar: G Suite’in kelime işlemcisi

• Sayfalar: bir elektronik tablo

• Slaytlar: temel bir sunum paketi

• Tutun: harika, küçük bir not alma aracı

• Siteler: bir web sitesi oluşturucusu

• Formlar: hızlı ama şaşırtıcı derecede güçlü formlar oluşturmak için bir araç

• Hangouts: Slack benzeri bir sohbet aracı

• Hangouts Meet: Hangouts video konferansı

Dürüst olmak gerekirse, bu temel G Suite işletme uygulamaları benim "yeterince iyi" dediğim şeydir. Çoğu kullanıcı için, çoğu uygulama için, Dokümanlar, Sayfalar ve diğerleri harika.

Bununla birlikte, yüksek seviyeli matematiksel modelleme yapan bir elektronik tablo kullanıcısıysanız, muhtemelen masaüstü Excel'i istediğinizi söyledi. Bir üretim sistemiyle çalışması gereken bir kitap yazıyorsanız, Microsoft Word veya geleneksel bir masaüstü yayıncılık paketi isteyebilirsiniz. Bahsettiğim gibi dev sunumlar yapıyorum, bu yüzden Microsoft PowerPoint'in masaüstü sürümü benim için tek yol.

Bununla birlikte, kullanıcıların büyük bir çoğunluğu, çok özel, derin, uç ihtiyaçları olan uzman kullanıcılar değildir.

G Suite’in sadeliği güçlü bir çekiciliğe sahip. Dijital bir pazarlama firması olan California merkezli Exprance'ın sahibi olan Nick Leffler, “G Suite’i yıllardır kullanıyorum ve her adımda harikaydı. Office 365 gibi) temiz ve basit. "

Nick, G Suite’i seçti çünkü “Bu, çoğu insan için tanıdık bir yer, bu yüzden yapacak bir şey yok, sadece işin dışında kalıyor ve işi yapıyor” dedi.

Google'ın uygulamaları ücretsiz olduğunda neden Google Apps için ödeme yaparsınız?

Çoğu kişi Gmail’in ve Google Dokümanlar ve E-Tablolar gibi çeşitli Google uygulamalarının ücretsiz olduğunu bilir. Öyleyse neden birisi onlar için G Suite biçiminde ödeme yapacak?

G Suite, çeşitli iş odaklı işlevler ve yetenekler sağlamak için tasarlanmıştır. Daha sonra bu özelliklerin çoğuna daha derinden dalacağım, ancak işte Google'ın uygulamalarının tüketici sürümlerini kullanmak yerine neden bir Google Apps aboneliği almak isteyebileceğinizin kısa bir özeti:

• G Suite, birden fazla kullanıcı için kullanıcı yönetimi ve yönetici özellikleri sağlar.

• G Suite, bazı çok ilginç güvenli ve özel işbirliği özellikleri ekler.

• G Suite, depolama alanınızı önemli ölçüde artırmanıza olanak sağlar.

• G Suite, çeşitli düzeylerde denetim ve işletme eDiscovery özelliği sunar.

• G Suite size kendi e-posta alanınızı kullanma olanağı sunar.

• Google Apps, bir numara çevirmenize ve gerçek, kullanışlı, insani destek personeli edinmenize olanak sağlar.

Bunlardan bazıları inanılmaz derecede faydalıdır. Şahsen, eklenen depolamaya, kişisel e-posta etki alanına ve desteğe değer veriyorum. Hangi özelliklerin şirketinize fayda sağlayacağı neye ihtiyacınız olduğuna bağlıdır.

Sosyal medyaya ping gönderdim ve bazı insanlara Google Apps'ı nasıl kullandıklarını sordum. Samantha Avneri, 30'dan az çalışanı olan çevrimiçi bir kayıt yazılımı şirketi olan Regpack'de Pazarlama Direktörüdür.

Bana, "Görevde kalmak ve işbirliği belgelerini tek bir yerde tutmak, kolay düzenlenebilir ve arama yapmak ve bulmak kolay olmak için G Suite araçlarını işimizde yaygın olarak kullanıyoruz." Dedi. Bana, "Dokümanlar, içerik pazarlama projelerim için paha biçilmezdir ve Sayfalar, raporları, bütçeleri ve daha fazlasını yüklemem, düzenlemem ve paylaşmamın tek yoludur" dedi.

Anita Williams Weinberg, yaratıcı bir ajans olan Seattle merkezli VerbStudios'da Baş ve Yaratıcı Yönetmendir. Anita, “Yeni başlayanlar ile çok çalıştığımız için ekibim G Suite ürünlerini yoğun bir şekilde kullanıyor. Birçoğu blockchain, AI veya IoT şirketleri önyükleme yapıyor, bu nedenle Google çözümü onlar için çok uygun maliyetli” dedi.

Uygun maliyetli konuşalım, fiyatlandırma konuşalım.

G Suite fiyatlandırması açık ve anlaşılır

Office 365 fiyatlandırması kafa karıştırıcı olabilir - Microsoft düzeyinde kafa karıştırıcı. Bireysel olarak mı yoksa küçük bir şirket mi, bir işletme mi yoksa mevcut bir kurumsal Windows lisansı veya Azure planına sahip olmanıza bağlı olarak - çok sayıda farklı Office aboneliği var - tüm seçenekleri tek bir sayfada tanımlamak neredeyse imkansız makale.

Buna karşın, G Suite’ın üç planı vardır: Temel, İşletme ve Kurumsal. İşte hızlı bir özeti:

• Temel kullanıcı başına aylık 5 ABD Dolarıdır. Tüm uygulamaları kullanıcı başına 30 GB depolama alanına sahip olursunuz.

• İşletme kullanıcı başına aylık 10 ABD Dolarıdır. Kullanıcı başına 1 TB depolama alanı alıyorsunuz. Beş veya daha fazla kullanıcınız varsa, aslında sınırsız depolama alanı elde edersiniz. Bunun hakkında daha fazla konuşacağım. Aynı zamanda bir eDiscovery özelliği ekler.

• Kurumsal kullanıcı başına aylık 25 ABD dolarıdır. Kurumsal planlar, birçok kurumsal düzeyde yönetim ve yönetim araçlarının yanı sıra iş planındaki her şeyle birlikte gelir.

Bu, G Suite ile ilgili gerçekten sevdiğim şeylerden biri. Açık ve anlaşılır.

Google Apps çevrimiçi ve kurulum gerektirmiyor

Office 365 ilginç bir ürün çünkü hibrit. Bir Office aboneliği satın aldığınızda, mobil ve Web için uygulamaların daha sınırlı sürümleriyle birlikte Office çekirdek uygulamalarının indirilebilir tam sürümlerine (hangi aboneliğe bağlı olan uygulamalar) erişebilirsiniz.

Google Apps, Geeks olarak adlandırdığımız bir Hizmet Olarak Yazılım için bir SaaS uygulaması diyoruz. Satın almak yerine G Suite’e abone olursunuz. Çekirdek Office uygulamaları gibi kurulabilir yazılımlardan farklı olarak, bilgisayarınıza G Suite yüklemeyin. Bunun yerine, Google Apps hesabınıza giriş yapın (Gmail’e giriş yapmış olduğunuz gibi).

Telefonunuza yükleyebileceğiniz bazı mobil uygulamalar vardır ve çevrimdışı bir mod vardır, böylece İnternete bağlanmadan G Suite'taki projeler üzerinde çalışabilirsiniz. Seyahat edersen çok yardımcı olur. Her ne kadar kişisel olarak, internet bağlantımı kaybettiğimde, orada oturuyorum ve bitler tekrar akmaya başlayana kadar acımasızca fısıldayım.

Candy Bellau, New Orleans'ın hemen dışında, Metairie, Louisiana'da bulunan bir muhasebe ve işletme hizmetleri sağlayıcısı olan Kramerica Business Solutions LLC'nin sahibidir. Bana, "G Suite'i seviyorum, her şey birbirine bağlı, e-posta, takvim, fotoğraflar, sürücü, sayfalar. Hepsi orada. Dizüstü bilgisayarımdan, telefonumdan veya herhangi bir bilgisayardan ihtiyacım olan her şeye erişebiliyorum. Giriş yapmak. İşim ve hayatım için işleri daha da kolaylaştırıyor. "

G Suite Gmail, Takvim ve kendi e-posta alanınız

Google Apps’ın avantajlarından biri, kişisel, kişisel alan adınızı posta sunucunuz olarak ayarlamanıza izin vermesidir. Bu, adınızı[email protected] adresinden daha benzersiz adreslere sahip e-posta adresleriniz olabileceği anlamına gelir. Bunun yerine, adınızı@sirketiniz.com olarak posta alabilir ve gönderebilirsiniz.

Artık tüketici gmail'i, kişiselleştirilmiş bir etki alanından da posta alıp göndermenizi sağlar. Aradaki fark, bunu yapmak (özellikle göndermek için) için, o etki alanını barındıran başka bir e-posta sunucusuna ihtiyacınız var. G Suite, etki alanını barındırır ve bu da karmaşıklığı büyük ölçüde azaltır.

Tüm projelerimi ve son teslim tarihlerini yönetmek için kesinlikle Google Takvim’e güveniyorum. Şu anda bu makaleyi şu anda Google Dokümanlar'da yazıyorum (Word'ü de kullansam da - bu çoğunlukla müşterilerim için en iyi olana bağlı). Hangouts'u çalışma ekiplerimle iletişim kurmak için kullanıyorum. Ayrıca terabayt veriyi Google Drive’a yedekledim.

G Suite çok kolay işbirliği sağlar

Google Apps, Google’ın aynı zamanda yönettiği sosyal ağ olan Google + 'yı da içerir. Google Apps’ı Google’ın bağlamında ilginç kılan, kendi özel, güvenli kurumsal sosyal ağınızı oluşturabileceğinizdir. Dolayısıyla, Google’ın bir rakibi olarak Google+, önemli bir çekiş kazanamayabilirken, Google+’nun kendi kuruluşunuzdaki yeteneklerini özel olarak kullanmak çok faydalı olabilir.

Google + 'yı fazla kullanmıyorum, ancak Google Apps uygulama tabanlı işbirliğini kullanıyorum. Basitçe söylemek gerekirse, ekranınızda açık bir elektronik tablo veya kelime işlem belgesine sahip olabilir ve ekibinizin istediğiniz kadar üyesiyle paylaşabilirsiniz. Her biri düzenleyebilir ve değişiklikler yazdıkça gösterilir.

Takımlarım bunu sık sık telefon toplantılarında kullanıyor; bazen iki ya da üç dokümanı aynı anda açık ve ekranda tutuyor. Ekip üyeleri kendi notlarını ekleyebilir, elektronik tablo hücrelerini düzenleyebilir veya metni değiştirebilir. Sık sık görüşmeye doğrudan başlıklar yazacağım ve daha sonra işaret ederek müşterilerin değişiklikleri canlı hale getirebileceklerini belirtelim. Bu muazzam bir zaman tasarrufu.

Shawn Breyer, bir ev satın alma hizmeti olan Atlanta merkezli Breyer Home Buyers'ı yönetiyor. Web sayfalarına göz atın, çünkü ev satış pazarında ilginç bir iş modeli var. Shawn, "G Suite’in işbirlikçi işlevleriyle üretimimizi hızlandırabiliriz. Aynı Google Sayfaları üzerinde aynı anda çalışan beş kişiyi alabilirim."

Şimdi, adil olmak gerekirse, Microsoft'un çekirdek uygulamalarının çevrimiçi sürümleri de mükemmel işbirliğine olanak tanıyor, ancak bu G Suite’in işbirliği gücünü azaltmıyor. Google Apps’ın kurulumunu, erişimini ve içeri girmesini çok daha kolay buluyorum.

Google uygulamaları da işbirliği kullanımı için çok daha yaygındır. Canlı belgeleri paylaştığımız yüzlerce (binlerce değilse) telefon toplantısında, çevrimiçi Office 365 uygulamalarını kullandığımız tek zaman, müşterinin Microsoft olduğu zamandı.

Google Drive, tüm belgelerinizi bulutta depolar

Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box ve diğer benzeri hizmetler için doğrudan bir rakiptir.

Diğer Google Apps uygulamalarında olduğu gibi, Google Drive’ın tüketici ve kişisel bir sürümü ve Google Apps’a eklenmiş bir sürümü var. Diğer tüketici Google uygulamalarından farklı olarak, kullanıcıların Google Drive’a her iki şekilde de ödeme yapmaları gerekir - ve bireysel sürümler bir Google Apps aboneliğinden çok daha pahalı olabilir.

İlk önce tüketici sürümüne bakalım. Bugünden itibaren (depolama hizmetleri fiyatları çok değişmektedir, bu nedenle okuduğunuzda bu değişebilir), tüketiciler 15GB'lık depolama gerektirmez. Tüketici Gmail kullanıyorsanız, tüm iletileriniz, uygulamalarınızdaki herhangi bir dosya gibi, bu depoda yer. Google, bazı ücretsiz fotoğraf depolamaya da izin verir, çünkü Google Drive’ın tüketici sürümü birçok Android telefonu yedeklemektedir.

Bu 15 GB’den sonra, depolama (yine Google Drive’ın Google Suite’in olmayan sürümünde) şöyle fiyatlandırılır:

• 100 GB'a kadar: 1.99 $ / ay

• 1 TB'a kadar: 9, 99 ABD Doları / ay

• 10 TB'a kadar: 99.99 $ / ay

• 20 TB'a kadar: $ 199.99 / ay

• 30 TB'a kadar: 299, 99 ABD Doları / ay

Gördüğünüz gibi, ekler.

Bu fiyatları G Suite'le karşılaştırmak biraz beyin çevirir, ancak benimle bir dakika çalışın. Google Apps için Google’ın iki fiyatlandırma modeli vardır: Kullanıcı başına bir depolama ayırma ve tamamen sınırsız depolama.

G Suite ucuz koltuklar, kullanıcı başına depolamaya sahiptir. Temel plan, 5 YTL / ay karşılığında 30 GB bulut depolama alanı sağlar (yukarıda açıklanan diğer tüm G Suite özellikleriyle birlikte). İstediğiniz tüm depolama ise, açıkça 100 GB ile 1, 99 $ / ay tüketici sürümü daha iyi bir anlaşma.

İşlerin ilginçleşmeye başladığı İş planı. İşletme planınızda beşten az kullanıcı varsa, kullanıcı başına aylık 10 ABD Doları ödeyecek ve kullanıcı başına 1 TB depolama alanı kazanacaksınız. Bu aslında tüketici hizmeti ile aynı anlaşma.

Ancak, beş veya daha fazla kullanıcınız olduğunda (İş veya İşletme planında), birdenbire sınırsız depolamanız olur. Bu büyük.

Eskiden bulut depolama şirketlerinin çoğunun sınırsız depolama sağladığı, ancak tek tek bu teklifleri geri çektikleri eskidendi. Şimdi, küçük işletmelerin emebileceği bir fiyata sınırsız depolama olanağı sunan tek şirket Google.

Buluttaki Google Drive'ımda 13 TB gibi bir şey var. Daha fazlasını yapardım, ancak Google Drive’a geçtiğimden beri, Comcast’in yükleme hızı çok yavaş, orada 13 TB almayı başardım. Gidecek daha çok şeyim var. Tüm dokümanlarımın canlı kopyalarını saklamanın yanı sıra, Google Drive’ı da bulut yedekleme hizmetim olarak kullanıyorum. (Bu konuda biraz daha.)

Google Drive için tüketici fiyatlandırma modelini kullanarak bu 13 TB’yi depolamaya çalışacak olsaydım, ayda yaklaşık iki yüz dolar öderdim ve tüm bu depolama alanı sadece hesabıma bağlardı. Küçük işletmem karımı kapsıyor ve o depolama alanını kolayca paylaşamıyor.

Diğer taraftan, Google G Suite İşletme planında beş kullanıcı için bir abonelik satın aldım. Her kullanıcının aylık ücreti 10 ABD dolarıdır. Bu yüzden, 20 TB'lik bir kapakla ayda iki yüz dolar yerine, sınırsız depolama için ayda elli dolar ödüyorum.

Bu biraz garip, çünkü sadece iki gerçek kullanıcım var, ancak 50 $ / ay tutarı ödeyerek Google’ın engin depolama kaynakları tamamen açılıyor. Ayrıca aylık G Suite harcamalarımı arttırmadan projelere üç işçiye ekleyebileceğimi de biliyorum.

Açıkçası, terabaytları saklamanız veya yedeklemeniz gerekmiyorsa, bu servise ihtiyacınız olmayabilir. Ancak 4K video prodüksiyonları gibi projelerin depolamayı çok hızlı bir şekilde yediğini unutmayın. Benim için bu, depolama mimarimin önemli bir parçası.

Tek korkum (ve Google’ın ürünleri öldürme geçmişini göz önünde bulundurarak makul bir düşünce), bir gün Google’ın Amazon gibi sınırsız depolama politikasını değiştireceği yönünde. Buradaki tek gerçek umut kaynağım, yılda 60 dolar yerine Amazon’un tahsil ettiği Google’ın ayda en az 50 ABD Doları alması. Depolama maliyetleri her zaman azaldığından (özellikle gezegen boyutundaki boyutlarda depolama alan Google için), programın devam etmesi için yeterli olabilir.

Tam metin arama (görüntülerde bile)

Google Apps’a genel bakışımı en sevdiğim özelliklerden biriyle sonlandıracağım. Artık belgelerimin ve dosyalarımın çoğunu Google Drive'da bulutta sakladığımdan, Google'ın belgelerim için efsanevi aramasına erişebiliyorum.

Bu büyük, çünkü Google Drive yalnızca metin belgelerinde metin aramıyor. Her şeyin OCR'sidir, bu nedenle bir işaretin fotoğrafını çekseniz ve bu dosyada sahip olduğunuz her şey piksel olsa bile, Google Drive onu bulur.

1997’den bu yana tüm postalarım için Gmail ve (devlet dışı ve FERPA dışındaki tüm belgelerimi barındıran) Google Drive arasında, şimdiye kadar yazdığım, indirdiğim, taradığım veya fotoğrafladığım her şeyi araştırabilirim. şirketin belgeleri.

Bu konuda dikkat edilmesi gereken bir şey: Google Apps Google Drive araması erişim haklarına saygılıdır. Küçük şirketimdeki birincil kullanıcı olduğum için, dosyalarımdaki her şeye erişebiliyorum. Ancak diğer çalışanlar veya ortaklar, yalnızca G Suite’in önemli yönetim ve erişim denetimleriyle onlara neyin açıldığını görebilir.

G Suite almalı mıyım?

Hemen hemen her satın alımda olduğu gibi, satın almanız gereken karar her zaman benzersiz ihtiyaçlarınıza aittir. Bununla birlikte, G Suite’taki fiyatlandırma hemen hemen tüm küçük işletmeler için uygun ve avantajlar oldukça önemli.

Google’ın yaptığım her şeyi görmesinden endişe duyuyor muyum? Evet. Bir noktaya. Ancak birlikte çalıştığım tüm organizasyonlar (devlet kurumları dahil) Google’ın ürünlerini ve hizmetlerini kullandığından, Google’ın eşyalarımı bir şekilde veya başka bir şekilde göreceğini düşünüyorum. Google, kendisini ihlal etmekten koruma yolundan uzaklaştığı sürece - ve daha önce olabileceğimden daha iyi bir konumdalar - belgelerimin Büyük Dizine gireceği konusunda çok endişeli değilim. Gökyüzü.