Pek çok insan sadece bir bilgisayar kullanıyor. Aslında, çoğumuz bir iş günü boyunca makineden makineye sıçrarız.

Önemli dosyalarınıza dijital hayatınızdaki çeşitli makinelerden erişebileceğinizden emin olmanın en iyi yolu, dosyaları çevrimiçi olarak depolamaktır. Google Dokümanlar'ı çevrimiçi dosya deponuz olarak kullanırsanız, bu ipuçları iş günlerinizi kısaltmanıza yardımcı olur.

Tüm Google Dokümanlar dosyalarınızın sıkıştırılmış bir kopyasını sabit sürücünüze gönderin

Çoğu PC kullanıcısı, önemli dosyalarını bir optik diske veya USB depolama aygıtına kopyalayarak veya çevrimiçi bir depolama servisine yükleyerek yedekler. Artık çevrimiçi yedeklemeler de diğer yollarla çalışıyor.

Tüm Google Dokümanlar belgelerinizi, e-tablolarınızı, sunumlarınızı ve diğer dosyalarınızı PC'nize tek bir sıkıştırılmış dosyada indirmek için herhangi bir dosyayı seçin ve Diğer> İndir'i tıklayın. "Tüm öğeler" i seçin ve bir dosya türünü kontrol edin veya her bir dosya kategorisi için açılır menülerdeki "İndirme (atlama)" seçeneğini işaretleyin. Ayrıca, tüm biçimleri MS Office, Open Office veya PDF olarak değiştirebilirsiniz.

Sık sık ve 300 dosyayı - çoğunlukla Word belgelerini ve Excel çalışma sayfalarını - 68 MB'lık bir ZIP dosyasına indirmek ve indirmek bir dakikadan kısa sürdü. İndirme işleminin tamamlanmasını beklememeyi tercih ederseniz, dosyanın indirilmesi için uygun olduğunda Google’ın size bir bağlantı göndermesini sağlamak için "Hazır olduğunda e-posta gönder" i tıklayın.

Yazmayı kaydetmek için Google Dokümanlar otomatik düzeltme özelliğini kullanın

Google Dokümanlar metin düzenleyicisi, yanlış yazılmış kelimeler için düzeltmeler önerir: kelimeyi sağ tıklayın veya Command tuşuna basıp tıklayın, "Her zaman doğru" seçeneğini seçin ve önerilen terimlerden doğru yazımı seçin.

Adınız, unvanınız, işvereniniz veya sık sık tekrarlanan kazan plakası terimleri gibi sık girilen metinler için kısayollar da oluşturabilirsiniz. Bunu yapmak için, Araçlar> Tercihler'i tıklayın, Değiştir kutusuna kısayol tuşlarını ve İstediğiniz metni With kutusuna girin. Şimdi o metin dizesini ve ardından boşluğu girdiğinizde, daha uzun bir boyler görünecektir.

Google Dokümanlar'ın otomatik olarak kesirler, elipsler, telif hakkı ve ticari marka sembolleri ve diğer özel karakterler oluşturmasını engellemek için Tercihler listesindeki öğenin işaretini kaldırın veya öğeyi silmek için sağdaki x işaretini tıklayın.

Özellikle Google Dokümanlar için klavye kısayolları

Çoğumuz düzenli kullandığımız bir düzine klavye kısayolunu hatırlayabiliriz. 2008'den bir yayında, onlarca tuş vuruşu kombinasyonunu listeleyen bir metin dosyasının nasıl oluşturulduğunu anlatıyorum, bu yüzden hatırlamanız gereken tek klavye kısayolu bu dosyayı açmak için atadığınız tuş.

Bu klavye kısayolu kopya sayfasının Google Dokümanlar sürümünü açmak için, Ctrl (veya Mac'te Command) ve / (ileri eğik çizgi) tuşlarına basın. Alternatif olarak, bu beş Google Dokümanlar tuş kombinasyonunu ana kısayol listenize ekleyebilirsiniz:

Ctrl-Shift-C : Kelime sayısını görüntüleme

Ctrl-Shift-Y : Seçili kelimenin tanımını görüntüle

Ctrl-; (noktalı virgül): Bir sonraki yanlış yazılan sözcüğe gitme

Alt-Shift-F : Menü çubuğuna git

Ctrl- \ (ters eğik çizgi): Biçimlendirmeyi temizle

Bonus ipucu: Google Dokümanlar’daki görünümünüzü en yükseğe çıkarmak için, tam ekran görünümünü etkinleştirmek üzere Ctrl-Shift-F tuşlarına basın. Denetimleri gizlemek için Görünüm> Tam ekran'ı tıklayın. Kontrolleri görüntülemek için Esc ve normal görünüme dönmek için tekrar Ctrl-Shift-F tuşlarına basın.

Dosyaları herkes için erişilebilir yapın veya yalnızca davetliler

Google Dokümanlar'da sakladığınız tüm dosyalar varsayılan olarak özeldir. Bir dosyayı paylaşmak için sağ tıklayın ve Paylaş'ı seçin. Bu menüden dosyayı e-posta eki olarak gönderebilir, belirlediğiniz ortak çalışanlara bir e-posta gönderebilir veya "Ayarları paylaş" iletişim kutusunu açmak için tekrar Paylaş'ı seçebilirsiniz.

Dosyayı herkese açık hale getirmek (Web’deki herkes tarafından erişilebilir) veya dosyaya bağlantısı olan herkesin erişimine açık hale getirmek için "Kimin erişimi var" altındaki Değiştir'i tıklayın. Bu iki seçenek herhangi bir oturum açma gerektirmez ve görüntüleyenlerin dosyayı da düzenleyip düzenleyemeyeceğini belirleyebilirsiniz.

Ayrıca dosyayı gizli tutabilir, ancak yalnızca belirlediğiniz kişilerle paylaşabilirsiniz. Bu ayar, ortak çalışanların dosyaya erişmek için oturum açmasını gerektirir. "Kişi ekle" metin kutusuna tıklayın ve bir e-posta adresi girin ya da rehber listenizden girişleri seçin.

Varsayılan olarak, paylaştığınız kişiler dosyayı da düzenleyebilir. Yorum yapmakla sınırlamak veya yalnızca dokümanı görüntülemek için sağ taraftaki "Düzenleyebilir" seçeneğini tıklayın. Ayrıca, dosyanın içeriğini mesaja yapıştırabilir ve kendinize bir kopyasını gönderebilirsiniz.