Bilgisayarınızdaki çok az kaynak, iş listenizdeki kişiler listenizden daha değerlidir. Ne yazık ki, temaslar da bakımı en zor olan varlıklar arasında.

Son zamanlarda, Alan adlı bir okuyucu şu soruyu sordu:

Ben ve iki ortaklarım satış irtibatlarımız için Microsoft Outlook kullanıyoruz. Şu anda üç ayrı iletişim veritabanı tutuyoruz. Veritabanlarımızı, üçümüzün de erişebileceği, değiştirebileceği ve güncelleyebileceği şekilde birleştirmek istiyoruz. Bunu başarmak için önerebileceğiniz bir işlem / yazılım var mı?

El ile yapılan yaklaşıma aldırış etmezseniz, Outlook, çalışanlarınızı Outlook hesaplarına aktarabilecekleri bir PST dosyası olarak dışa aktarmanıza olanak tanır. Her kullanıcının, diğer kullanıcıların Outlook profillerinden erişebildiği kendi ayrı kişi listesi vardır, bu nedenle gerçek bir senkronizasyon gerçekleşmez.

Tabii ki, her kişinin kendi kişi listesinde yaptığı değişiklikler, PST dosyası güncellenmiş bilgilerle yeniden dışa aktarılana ve ardından diğer kullanıcıların her biri tarafından yeniden içe aktarılıncaya kadar diğer kullanıcılar tarafından görülmeyecektir. Tek bir kişi listesini birden fazla Outlook kullanıcısı arasında otomatik olarak senkronize etmek (tabii ki bir Exchange sunucusu olmadan) 4Team'in $ 35 ShareO gibi bir programı gerektirir ve 14 günlük sınırlı bir deneme sürümünde kullanılabilir.

ShareO, bir Exchange sunucusu kullanmadan herhangi bir Outlook klasörünü paylaşmanıza ve senkronize etmenize olanak sağlar. Program, 2000'den 2010'a kadar tüm Outlook sürümleriyle çalışır, ancak yalnızca Windows PC'lerde çalışır. Şirket ayrıca, yalnızca Outlook kişilerini eşitleyen 25 ABD doları tutarındaki ShareContacts programını da sunmaktadır. Daha tam özellikli ShareO'yu test ettim.

Outlook kişilerini paylaşmak için ihracat / ithalat yaklaşımı

Ev ofisimdeki üç PC'de Outlook'un yüklü üç farklı sürümü var. Çalışma grubu PC'si Outlook 2003'ü çalıştırır ve 414 kişiyi tutar, yedekleme sistemi Outlook 2007'yi kullanır ve kişi listesinde yalnızca 42 giriş vardır ve sınama bilgisayarı varsayılan olarak Outlook 2010'u sıfır kişiyle yükler.

Bir işyerindeki kişileri bir Outlook PST dosyası olarak dışa aktarmak ve dosyayı yedekleme ve test bilgisayarlarına aktarmak sadece birkaç dakika sürdü. Kişileri Outlook 2003 ve 2007'den vermek için, Dosya> Al ve Ver'i tıklatın. Outlook 2010'da, Dosya> Aç> İçe Aktar'ı tıklatın. Her üç sürümde de, Alma ve Verme Sihirbazı'nda "Gerçekleştirilecek eylemi seçin" altında "Bir dosyaya ver" seçeneğini seçin ve ardından İleri'yi tıklatın.

"Bir dosya türü oluşturun" altında, Outlook sürümünüze bağlı olarak Kişisel Klasör Dosyası (.pst) veya Outlook Veri Dosyası (.pst) öğesini seçin ve İleri'yi tıklayın. "Aktarılacak bir klasör seçin" altındaki "Kişiler klasörünüzü seçin", gerekirse "Alt klasörleri dahil et" seçeneğini işaretleyin veya işaretini kaldırın ve yeniden İleri'yi seçin.

Dosyaya benzersiz bir ad verin, Gözat düğmesini tıklayın ve dışa aktarılan kişiler dosyanızı depolamak için bir konum seçin (veya Outlook'un sizin için seçtiği varsayılan konumu kabul edin). Kopyaları dışa aktarılan öğelerle değiştirme seçeneği varsayılan olarak seçilidir. Yinelenenlere izin vermeyi veya yinelenen girişleri dışa aktarılan dosyadan hariç tutmayı seçebilirsiniz. Son olarak, Son'u tıklayın.

Kişileri başka bir Outlook hesabına almak için, hesapta oturum açın ve Dosya> İçe ve Dışa Aktar'ı (Outlook 2003 ve 2007) veya Dosya> Aç> İçe Aktar'ı (Outlook 2010) seçin. Gerçekleştirilecek Eylem Seçin altındaki "Başka bir program veya dosyadan içe aktar" ı seçin ve İleri'yi tıklayın. Outlook sürümünüze bağlı olarak Kişisel Klasör Dosyası (.pst) veya Outlook Veri Dosyası (.pst) seçeneğini ve ardından İleri düğmesini tıklayın.

"Alınacak dosya" penceresinde, Göz at 'ı tıklayın ve önceki adımda verdiğiniz PST dosyasına gidin. Rehber klasörünü seçin, "Alt klasörleri dahil et" seçeneğini işaretleyin, gerekirse, "Geçerli klasöre öğeleri al" ı seçin ve Son'u tıklayın.

Outlook eklentisi paylaşılan kişi listelerini senkronize eder

Kişiler (ve diğer Outlook veri klasörleri) için manuel olarak içe aktarma işlemi, aynı kişi listesine birden fazla Outlook profilinde erişmek isteyen tek bir kullanıcı için yeterlidir, ancak isteyen iki veya daha fazla kişinin ihtiyaçlarını karşılamıyor Ayrı iletişim veritabanlarını bir Exchange sunucusu kullanmadan tek bir havuzda birleştirmek için.

Outlook için ShareO eklentisi, bir grup kullanıcı arasında birden fazla kişi klasörü (ve diğer Outlook klasörü) eşitleme sözü verir. Sırasıyla Outlook 2003, 2007 ve 2010'u kullanarak üç Outlook profili arasında 400'den fazla giriş içeren bir iletişim klasörü paylaşarak programı test ettim. Program ayrıca e-postaları, takvimleri, görevleri ve diğer Outlook klasörlerini paylaşmanıza ve senkronize etmenize olanak tanır, ancak bunu yalnızca kişilerle test ettim.

Eklentiyi indirip yükledikten sonra, Outlook 2003'teki ana menüye ve Outlook 2007 ve 2010'un şeridine bir ShareO seçeneği yerleştirir.

Kişilerinizi başka bir Outlook profiline aktarmak için, Kişiler klasörünü (veya paylaşmak istediğiniz diğer klasörleri) seçin ve programın paylaşım sihirbazını açmak için ShareO menüsünde Paylaş'ı tıklatın. Artı düğmesini tıklayın ve alıcının adını ve e-posta adresini girin ya da daha önce onlarla paylaştıysanız listeden kişinin girişini seçin ve İleri'yi tıklayın.

İlgili Öyküler

• Dünya bulut-çılgınca olabilir, ama Mac için Outlook dünyaya takıldı>
• Outlook.com e-postanızı iOS ile senkronize etme
• Postanızı Outlook.com'a taşıma

Bir sonraki ekranda, paylaşmak istediğiniz öğeleri işaretleyin ve tekrar İleri'ye tıklayın. (ShareO'nun paylaştığınız öğeleri kısıtlama filtrelerinin deneme sürümünde çalışmadığını unutmayın.) Daha fazla paylaşım kontrolüne erişmek için gelişmiş paylaşım seçeneğini seçin. Sihirbazı adım adım uyguladıktan sonra, klasör dışa aktarmaya başlamak için Son'u tıklayın.

Klasörün boyutuna bağlı olarak, bilgilerin paketlenmesi ve iletilmesi birkaç dakika sürebilir. Alıcı (aynı zamanda ShareO yüklü olmalıdır) klasörü aldığında, kendisine bir hedef seçmesi talimatı verilir veya klasörü reddedebilir. Program, yinelenen girişleri tanımlar ve olası çakışmaları gözden geçirmeniz için ayrı bir klasöre yerleştirir.

Alıcıya ayrıca çift girişlerin var olduğu bildirilir ve çatışmaları görüntüleme ve çözme seçeneği verilir. Paylaşılan bir klasörü senkronize etmek için, yalnızca ShareO menüsündeki Senk düğmesine tıklayın. ShareO, ShareO yüklü olmayan kişilerin görebileceği paylaşılan klasörler oluşturmanıza olanak sağlar. Bu özelliği test etmedim.

Özel öğelerin paylaşılmasını önleyebilir ve başkalarıyla paylaştığınız bilgileri başka türlü özelleştirebilirsiniz. Takvimleri paylaşırken, detay vermeden ücretsiz ve meşgul zamanları belirtebilirsiniz, örneğin (bu, test etmediğim programın bir başka özelliğidir). Eklenti ayrıca dosya veya klasörleri ortak veya özel paylaşılan klasörler aracılığıyla paylaşmanıza, paylaştığınız verileri şifrelemenize ve verilere erişimi kullanıcı bazında kısıtlamanıza olanak tanır.

Geçici Outlook kullanıcıları, verileri paylaşmak ve eşitlemek istediğiniz her bilgisayar için 35 ABD Doları harcamayı haklı çıkartamayabilir, ancak Alan ve iş arkadaşları için ShareO, yalnızca bir paylaşım sunucusunu kurmak ve sürdürmek için düşük maliyetli bir alternatif olabilir ve Outlook klasörlerini senkronize edin.

4Team'in ayrıca, Outlook ile Google Takvimler ve Rehber arasındaki verileri senkronize eden 60 dolarlık Sync2 programını da yaptığını unutmayın.