Çalıştığım şirket, bir sayfalık harflerden birkaç yüz sayfalık raporlara kadar her türlü belgeyi oluşturmak için Microsoft Word şablonlarına güveniyor. Şablonlar, müşterilere ve iş ortaklarına gönderdiğimiz tüm belgelerin benzer bir görünüm ve his paylaşmasını sağlamamızı sağlar.

Koleksiyonumuzda en çok kullanılan şablonlardan biri, ilk sayfanın en üstünde, sadece şirket logosu altında ve sonraki sayfaların başlığında tarihi gösteren çok sayfalı bir mektuptur. Ne yazık ki, harfler genellikle gönderilmeden birkaç gün önce oluşur ve gönderim tarihi genellikle değişmektedir. Ayrıca, mektuplar bazen resmi "gönderilen" tarih dışındaki tarihlerde gönderilir. Bu nedenle, geçerli tarihi görüntüleyen harflere bir alan ekleyemiyoruz.

Yazarlar genellikle mektubun ilk sayfasındaki tarihi değiştirmeyi hatırlarken, sonraki sayfaların başlığındaki tarihe aynı değişikliği yapmayı her zaman unuturlar. Çözüm, yazarın mektubun gönderim tarihini girmek için kullandığı mektubun ilk sayfasına bir metin formu alanı eklemek ve ardından sonraki sayfaların başlığındaki metin alanına çapraz referans yerleştirmektir.

Kelime form alanları, metni tekrar etmeyi kolaylaştırır

Aslında bir kez metin girmek ve Word 2003 belgelerinde başka bir yerde tekrar etmek zorunda kalmak, Word 2007 ve 2010'da aynı şeyi yapmaktan daha kolaydır. Bunun nedeni, Microsoft'un daha yeni sürümlerde metin formu alanı düğmesine erişmeyi zorlaştırmasıdır. Sözcüğün Hepsi ergonomi adına eminim.

Word 2003'te, yinelenen metni eklemek istediğiniz şablonu açın. Formlar araç çubuğunun Görünüm> Araç Çubukları> Formlar'ı tıklatarak görünür olduğundan emin olun. Sonra, imleci, tekrarlayan metnin görünmesini istediğiniz yere getirin ve Formlar araç çubuğundaki metin formu alan düğmesini seçin. (Araç çubuğunun en solundaki "ab" düğmesidir.)

Yan yana beş küçük dairenin bulunduğu gri bir kutu belirir. "Gönderme tarihini girin" gibi kısa, açıklayıcı bir metin eklemek için kutuya tıklayın. Metin Formu Alan Seçenekleri iletişim kutusunu açmak için kutuyu çift tıklatın. Şablonu kullanan kişiler "Varsayılan metin" kutusuna tekrarlamak istedikleri metni girecektir. Şimdilik, bu alanı boş bırakın, ancak iletişim kutusunun sol alt tarafındaki Yer İmleri alanına kısa, açıklayıcı bir metin dizesi girin (boşluk veya noktalama yapılmaz). İşiniz bittiğinde, iletişim kutusunu kapatıp şablona dönmek için Tamam'ı tıklayın.

Yazarların metin formu alanına hangi metnin girdiğini belgedeki herhangi bir yerde görmek için, tekrarlanan metnin görünmesini istediğiniz yere bu alana çapraz referans ekleyin. Yukarıda açıkladığım gibi, çalıştığım şirketin yazarların ilk sayfada girdikleri tarihin ikinci ve başlığın ikinci sayfasında yer alması gerekiyor.

Böyle bir çapraz referans eklemenin ilk adımı, başlık bilgilerinin belgenin ilk sayfasında görünmesini engellemek için bir bölüm sonu oluşturmaktır. İmleci ilk sayfanın sonuna yerleştirin, Ekle> Kes'i tıklayın ve Bölüm Sonları altında Sonraki Sayfa'yı seçin. İkinci sayfanın başlığına çift tıklayın ve Önceki Bağlantıya Bağla seçeneğinin işaretini kaldırın. Önceki etiketiyle aynı şekilde kaybolur.

Ardından, yinelenen metnin görünmesini istediğiniz başlığa tıklayın ve Ekle> Referans> Çapraz referans'ı seçin. Çapraz referans iletişim kutusunda, Referans Türü açılır menüsünde Yer İşareti'ni seçin ve pencerenin en altında görünen yer imleri listesinden yeni oluşturduğunuz yer imini seçin.

Şablonu bir belge oluşturmak için kullandıklarında, ilk sayfadaki metin formu alanına hangi metin yazarları girerse girsin ikinci ve sonraki sayfaların başlığında (veya çapraz referansı nereye koyduğunuzda) görünecektir. Yazarlar Metin Formu Alan Seçenekleri iletişim kutusunu açmak için metin alanını çift tıklayıp, "Varsayılan metin" kutusuna tekrarlamak istedikleri metni girin ve Tamam'ı tıklayın.

Belgeyi kaydettikten ve yeniden açtıktan sonra, bu metin, belgede yer imi verilen tüm konumların yanı sıra metin kutusunda da görünür. Metnin hemen nasıl göründüğünü görmek için, dosyayı gerçekten yazdırmadan Baskı Önizleme seçeneğini kullanın.

Word 2007 ve 2010’da metni otomatik olarak tekrarlamak daha zordur

Word'ün daha yeni sürümlerinde bu tür çapraz referans ekleme işleminin daha kolay olmasını bekledim, ancak bunu yapmak için Word 2007 ve 2010'da bazı ek adımlar gerekiyor. İlk olarak, Geliştirici şeridinin görünür olduğundan emin olmalısınız; varsayılan olarak gizlidir. Göstermek için, Dosya> Seçenekler> Şeridi Özelleştir'i tıklayın ve Word Seçenekleri penceresinin sağ tarafındaki Ana Sekmeler altındaki Geliştiriciyi kontrol edin.

Geliştirici şeridi etkinleştirildikten sonra onu seçin ve şeridin Denetimler bölümündeki Eski Araçlar düğmesini seçin. Görüntülenen açılır kutuda, üst satırın en solundaki Metin Formu Alan simgesini seçin. Bu noktadan itibaren, yer imlerine eklenmiş metin alanını ve çapraz referansları ekleme adımları, Word 2003 için yukarıda açıklananlarla neredeyse aynıdır.

Metin alanı ve çapraz referansların, Word 2007 ve 2010 şablonunda, Word 2003 şablonundakinden farklı olduğunu unutmayın. Ayrıca, Sayfa Düzeni şeridini tıklatıp, Sonları seçip, Bölüm Sonları altında Sonraki Sayfa'yı seçerek, Word'ün iki yeni sürümünde (tekrarlanan metnin belgenin ilk sayfasının başlığında görünmesini önlemek için) bir bölüm sonu oluşturun.