Teknolojinin, işin tüm yönleriyle gittikçe artan bir şekilde iç içe geçmesiyle CNET @ Work , size yardımcı olabilir - mümkünse beş işçiden az çalışanı olan küçük işletmelere - başlayabilirsiniz.

Todd Spodek için New York hukuk bürosunu Google'ın yazılım uygulamaları ile donatma kararı tek bir ihtiyacı karşıladı: işbirliği.

Spodek Hukuk Grubu PC'sine başkanlık yapan Spodek, “Google’a karar verdik çünkü bulut tabanlı araçların en ön saflarındaydı” dedi.

“Gerçekten aerodinamik bir süreç ve her şeyin yönetimi kolay” dedi.

Google'ın Çalışma için Uygulamaları geçen yıl yeniden markalaştırıldığı için Google Apps, Google'ın PC sonrası mirası göz önüne alındığında, internet için yapıldı. Bu yaklaşım, bulut üzerinde çalışan uygulamalarını bilgilendirdi. Ayrıca, Google belgelerinizdeki tüm değişiklikler otomatik olarak kaydedilip bir Google bulutuna yedeklendiğinden, şirketinizin hiçbir zaman veri veya belge kaybetmeyeceği anlamına gelir. Tüm ekibinizin ihtiyaç duyduğu, internete bağlı bir bilgisayardaki veya mobil cihazdaki bir web tarayıcısıdır.

Microsoft’tan geçiş yapıyorsanız, iş akışınızı MS Office’ten Google Apps’e geçirmenin biraz zaman alabileceğini unutmayın. Ayrıca, bazı kullanıcıları Outlook ile kullanmaya alışkın olduklarına karşı Gmail’deki klasör yapısını kabul etmeye ikna etmek de zaman alabilir - ve biraz teşvik edebilir.

G Suite herkes için mi?

Ancak ihtiyaçlar ve öncelikler tekdüze değildir; Google Apps'ın küçük işletmeniz için uygun olmadığı bazı alanlara bakalım.

Google, özellikler arasındaki farkı yıllar önce daralttığı halde, G Suite’in dokümanları ve slayt gösterisi seçenekleri hala Microsoft’un Word ve PowerPoint’inden daha sınırlı kalıyor. Bu durumda, her olası özelliğe ihtiyaç duyulduğunu hissederseniz, Office daha iyi bir seçimdir.

Her şey G Suite ile bulutta olduğu için, internet bağlantısı kesilirse veya Google’da bir kesinti varsa çalışanlarınız geçici olarak kesilecektir.

Google, bu yılın başlarında, kişiselleştirmek için ücretsiz Gmail e-postasını kullanan kişilerin e-postalarını taramayı durduracağını açıkladı. Şirket, G Suite işletme hesaplarını reklam kişiselleştirmesinden muaf tuttu. Yine de, bazılarının birisinin e-posta okuyup okumadığı konusunda sürekli gizlilik endişeleri olabilir. Sonunda, soru ne kadar paranoyak olduğunuzu açıklıyor.

Muhtemelen senin için doğru

Ancak bunlar küçük sorunlardır. Bu arada, şirket yıl sonuna kadar odaya 10 yeni özellik eklemenin ortasında. Eğer bir başlangıç ​​veya küçük işletme iseniz, Google Apps'ın ihtiyaçlarınız için neden uygun olabileceğine daha yakından bakalım.

Fiyat

Fiyat çekici. G Suite farklı katmanlarda ve sürümlerde sunulmaktadır. Profesyonel ofis ve işletme sürümleri için aylık abonelik, kullanıcı başına 5 ile 10 ABD Doları arasındadır. Buna karşılık, Microsoft Office 365'in işletme sürümleri için aylık maliyet, premium sürüm için kullanıcı başına 8, 25 ila 15 ABD doları arasında değişmektedir.

Aşinalık

Google’ın ikonik marka durumu sayesinde, çalışanlarınızın çoğu muhtemelen Gmail’in yanı sıra diğer G Suite ürünleriyle de aşinadır - ve Google Dokümanlar, E-Tablolar ve Takvim’in hepsinde en az öğrenme eğrisi vardır. Bu, çalışanları eğitmek veya dahili destek personeline yatırım yapmak için endişelenmenize gerek olmayacağı anlamına gelir.

Ayrıca bakınız: Gmail yedeklemesinin nihai rehberi

Basitlik

Tek bir oturum açma tüm uygulama paketine erişimi garanti eder ve aynı çalışma grubundaki kullanıcılar bilgileri otomatik olarak paylaşabilir. Bu, dijital dosyalar üzerinde gerçek zamanlı olarak çalışanlar veya hatta müşterileriniz tarafından yapılan işbirliğini kolaylaştırır.

E-posta organizasyonuna gelince büyük bir avantaj var: Bilgisayarınızın sabit diskini gigabaytlık e-postalarla tıkamak yerine, mesajları bulutta kolayca arşivleyebilirsiniz ve bunları başka bir cihaza senkronize etmek için endişelenmenize gerek kalmaz.

Ayrıca bakınız: Google, Android ve iOS için Gmail’e Akıllı Yanıt'ı getiriyor

Kolaylık

Bulut tabanlı olmak kolaylık anlamına gelir. Çalışanlar, herhangi bir cihazdan nerede olursa olsun bilgilerine erişebilir. Ayrıca menzil dışında bir yere sıkışıp kaldıklarında ve internet bağlantısı bulamadıklarında dokümanlarına çevrimdışı olarak erişebilirler. Yöneticiler ayrıca cihaz politikalarını kullanarak çevrimdışı erişimi kontrol edebilir.

Genel olarak, ortak çalışma yeteneği Google ile çok daha kolaydır. Uzaktan çalışmanız gerektiğinde bir ofis masaüstüyle dizüstü bilgisayarınız arasında eşitleme yapmak için parmak uç bir sürücü taşıma gereksinimini ortadan kaldırır.

Ayrıca bakınız: Google Dokümanlar: Bu büyük güncelleme yeni ciddi bazı özellikler ekledi

uygunluk

G Suite, belge paylaşımını ve grup düzenlemeyi kolaylaştırır. Bir Word belgesini dolaştırmak ve düzeltmeleri izlemeye çalışmak yerine, birkaç düzenleyici aynı Google Dokümanı dosyası üzerinde aynı anda çalışabilir. Bazıları Microsoft Office’in popülaritesini değiştirerek değişime maruz kalabilir. Ancak G Suite, kullanıcıların Office dosyalarını kullanmalarını gerektirmeden Office dosyalarını düzenlemelerine olanak tanır. Bir dosyada değişiklik yaptıktan sonra, kullanıcılar düzenleme belgelerini tekrar Office formatına kaydetmek için menüden Dosya> Farklı indir'i seçebilirler. Google, kullanıcıların Office dosyalarını Google biçimine dönüştürmelerine gerek kalmadan düzenlemelerini sağlayan bir uzantı da sunar.

Ayrıca bakınız: Google Chrome Enterprise’ı piyasaya sürdü, daha fazla iş sistemine entegre olmayı hedefliyor

Güvenlik

İşletmeniz Android'i temel alıyorsa - ki hatırlayalım ki, dünyanın en popüler telefon platformu - ya da Google Chromebook'larsa, G Suite bu donanım sistemleriyle sorunsuz bir bağlantı sağlar. Ayrıca, çalışanlara şirkete ait Android telefonlar sağlıyorsanız, G Suite, cihazı uzaktan sıfırlayabilen ve hırsızlık veya kayıp durumunda başkası tarafından kullanılmasını engelleyebilecek güvenlik ve yönetim araçları sunar.

Ayrıca bakınız: Google, G Suite için işletme sınıfı güvenlik kontrolleri ekler

Word, Excel, PowerPoint ve diğer Microsoft tekliflerinde kesinlikle daha fazla özellik var. Ancak, nadir görülen durum dışında, bu özelliklere artık erişememeyi kaç kez özleyeceksiniz? Çoğu kişi, Microsoft'un uygulamalarına doldurduğu zillerin ve ıslıkların yalnızca bir kısmını kullanır.