Kaçak bir gelen kutusunda dizginlenmeyle ilgili yüzlerce uzman görüşünü sıralamak için zamanınız yok. Bu yüzden senin için sıralamayı yaptım.

E-posta verimliliğini artırmak için bu stratejilerden bir düzine kadar yol boyunca ilerlerken, bir tema ortaya çıktı: Kısa tutun.

Bu ruh hali içinde ve daha fazla gecikmeden, e-posta zaman alıcılarından kaçınmak için verimlilik gurularının en önemli önerileri.

Gelen kutunuzun programınızı ayarlamasına izin verme

Ben kahvemi almadan ya da sabahları bir gazete açmadan önce gelen kutusunu ziyaret eden insanlardan biriyim (gazeteleri hatırlıyor musunuz?). Bu yüzden OrganizedAudrey.com'dan Audrey Thomas tarafından sunulan ilk ipucu, beni bir döngü için attı. E-postanızı kontrol etmeden önce iş gününüzde bir saat bekleyin.

Birçoğumuz zaman dilimimizin dışındaki insanlarla iletişim kurduğundan, bu önerinin izlenmesi zor olacaktır. Ancak, Audrey'nin 10 ipucunun sonuncusu, yürekten onayladığım (bir nitelikle): Tüm e-posta bildirimlerini kapatın. Sonuçta, patron kim, siz veya gelen kutunuz?

Nitelik, size gerçekten acil bir mesaj gönderebilecek kişilerden aldığınız postalar için uyarılar ayarlamak isteyebileceğinizdir. Bu durumda, o kişiden posta aldığınızda sizi kısa mesajla uyaran bir kural oluşturabilirsiniz (bu işlemi gelecekteki bir gönderide açıklayacağım) veya AwayFind gibi bir hizmeti kullanabilirsiniz.

AwayFind'in Kasım 2012'den itibaren "Akıllı telefonlarda ve tabletlerde bildirimleri nasıl susturacağımı" başlıklı bir yayında nasıl kullanılacağını açıkladım (uygulama hakkında bilgi için yazının altına kaydırın). AwayFind, bir e-posta hesabı için ayda 5 dolar, beş hesap için de ayda 15 dolar tutarındadır; Hem Kişisel hem de Pro hesaplarında 30 günlük ücretsiz deneme sürümleri bulunur.

Beş cümle kuralı zamanınızı korur

Tıpkı kendi sesinin sesini seven insanlar olduğu gibi, çoğumuz mesajlarımızın alıcılarının e-postalarımıza uygun perçinleme bulduğuna inanıyoruz. Öyle değil. Girişimci Stephanie Vozza, beş cümlelik e-posta kuralını "verimlilikten kurtarıcı" olarak nitelendiriyor.

Vozza, mesajlarınızın altına "Zamanınızı ve benim zamanımı kazanmak için tüm yanıtlarımı beş veya daha az cümleyle sınırlandırıyorum" yazan bir dipnot yerleştirmenizi önerir. Aslında, beş cümle kuralı yalnızca yanıtlara uygulanmaz. Vozza, seri girişimci Guy Kawasaki'den söz ediyor: "Beşten az cümle çoğu zaman ani ve kaba, beşten fazla cümle zaman harcıyor."

Kawasaki, e-postaların beş soruya cevap vermesi gerektiğine inanıyor: kim olduğun, ne istediğin, neden sorduğun, alıcının neden istediğini yapması gerektiği ve bir sonraki adımın ne olduğu. Beş cümle kuralı için tek istisna, birini övdüğünüz zamandır. Sonra Kawasaki, "istediğin kadar devam etmeni" öneriyor.

TLA'lar RTS'ler olabilir (gerçek zamanlı koruyucular)

Mesajınızı daha kısa sürede iletmenin en iyi yollarından biri, konu satırına TLA'lar (üç harfli kısaltmalar) ile kapsama koymaktır. Inc.'den Les McKeown, "E-posta üretkenliğinin anahtarı mıdır?

İki veya üç kelimelik bir cevap yeterli olduğunda veya yalnızca bir mesajın alındığını onayladığınızda, orijinal mesaj olmadan cevap verebilir ve alıcının ihtiyacını belirtmek için konu satırını "Aldım; (eom)" ile başlatabilirsiniz. t mesajı açın. "Eom" ye ek olarak (mesajın sonu), McKeown başka birkaç konu satırı TLA'sı önerir: NRR (cevap gerekli değil), Y / N (evet / hayır soru), RB [T] (belirlenmiş bir zaman / tarih ile cevap ), AB [T] (belirli bir zaman / tarihe göre eylem) ve PYR (isteğinize göre), ki bu bana çok açık görünüyor ve belki de biraz tuhaf görünüyor.

Dosyalamak veya dosyalamak değil mi?

Birçok e-posta verimliliği uzmanı, her iş gününün sonunda gelen kutunuzun boş olduğundan emin olmanız konusunda ısrar ediyor. Tersine yaklaşıyorum: gelen kutum aranabilir mesaj arşivim. Ancak, organize bir posta depolama sisteminin faydalarını kolayca kabul ediyorum.

Böyle bir sistemin anahtarı, çeşitli kriterlere göre mesajlar yerleştirdiğiniz klasörler oluşturmaktır. Medium.com'dan George Kao, alabileceğiniz tüm mesajları alabildiğini iddia ettiği yedi kategorili bir e-posta sistemi geliştirdi.

Verimlilik açısından bakıldığında, Kao'nun yedi kategorisinin en önemlisi ilk: Cevap veya okumaya gerek yok, ki bu da benim "silme" anlamına geliyor. Diğer kategoriler dosya uzak, isteğe bağlı cevap, isteğe bağlı okuma, bugün gerekli cevap, daha sonra istenen cevap ve takiptir. Kao, bu kategorilerden bazılarının alt kategoriler gerektireceğini belirtti.

İlgili Öyküler

• Dropbox konuşkanlaşıyor ve işyeri sohbet servisi satın alıyor Zulip
• WhatsApp CEO'su: Facebook için gizliliğinizden ödün vermeyiz
• Posta'daki eski mesajları silin ve yönetin
• Twitter bildirimlerinin, mesajların gözetlemeden korunmasını sağlamayı planladığı bildirildi.

Yedi posta kategorisi sizin için çok fazlaysa, Forbes'un Susan Adams, verimlilik uzmanı Mark Hurst'un "üç aromalı" posta yönetimi yaklaşımını önerir: alakasız, konuyla ilgili, ancak uygulanabilir değil ve uygulanabilir.

Birinci kategoride spam ve "hepsi-cevap" mesajları var, bu Hurst derhal silmeniz gerektiğini söylüyor. Hurst'a göre, ikinci kategorideki postaların arşivlenmesi gerekiyor. Bu, yalnızca Hurst'un "yapılacaklar" klasörüne geçmenizi önerdiği "iş" olarak adlandırdığı mesajları bırakır.

Yıllar önce, deneyimli bir ofis yöneticisi bana kâğıt dosya yönetiminin anahtarının her bir dosyayı gerektiği kadar az ve tercihen bir kere kullanmak olduğunu söyledi. Postanızı gelen kutunuzdan ve daha sonra erişeceğiniz bir klasöre taşımak, posta yönetiminize bir adım ekler. Ancak boş bir gelen kutusu sizin hedefiniz ise, Hurst'un sistemi olabildiğince basit ve anlaşılır.

Bu hafta yayınlanan ve Cathie Ericson tarafından yazılmış bir başka Forbes makalesi, E-posta Gelen Kutunuzu Kontrol altına almanın 5 Yolunu sunar. Ericson, e-postanızı her gün yalnızca üç kez kontrol etmenizi tavsiye eden InboxDetox.com'dan Marsha Egan'dan alıntı yapıyor: sabah ilk iş, öğle yemeğinden sonra ve iş gününüzün sonuna yakın bir şey. Gerekirse, Egan, öğleden sonra ve öğleden sonra arasında e-posta kontrolleri ekleyebileceğinizi söylüyor.

Egan ayrıca, "koşarken" iken posta uygulamanızı açmaktan kaçınmanızı da önerir; çünkü kasıtlı olarak yanıt verene kadar vaktinizi bekleyene kadar beklemek istiyorsunuz. Buna ek olarak, yatmadan hemen önce gelen kutunuzu incelemek konusunda uyarır çünkü parlak bir ekrana bakmak sizi çabucak uykuya dalmanıza engel olabilir.

Cevaplamadan önce düşünün veya hiç cevaplama

E-posta uzmanlarının birçoğu, ihtiyacınız olmadığında hemen mesajları yanıtlamaya karşı uyarır. Medium.com'dan George Kao'nun işaret ettiği gibi, "mesafe perspektif yaratıyor".

Ayrıca, bazı mesajlar için e-postanın en etkili araç olamayacağını da göz önünde bulundurun. Beş cümlelik kurala karşı çıkarken kendinizi bulduğunuzda, telefonu açmanın zamanı gelebilir veya yakın kişi varsa, mesajınızı iletmek için şahsen uğramalısınız. Tersine, kısa mesajların okunması veya hemen yanıtlanması gereken kısa notlar için en iyisi olabilir.

Doğrudan üretkenlikle ilgili olmamakla birlikte, e-posta mavens'in tekrar ettiği bir başka ipucu, mesajınızın tonunu "olumlu ve arkadaşça" tutmaktır. Tüm elektronik haberleşmelerde olduğu gibi, ironi ve mizahtaki diğer girişimler, uygun ses ya da şahsen el hareketi ve ifadeleri olmadan genellikle düz düşer. Bu, telefonunuzu almayı veya mesajınızı bedene iletmek için uğramayı düşünmenin başka bir nedenidir.